تجزيه و تحليل سيستم دفترخانه ثبت اسناد رسمي
بخش هاي مختلف دفترخانه اسناد رسمي : 1) يك دفتر خانه را مي توان به قسمت هاي مختلفي تقسيم كرد كه در اين قسمت به اين موارد اشاره كرده و هر كدام را به طور مختصر شرح مي دهيم : 1- رييس دفتر خانه 2- قسمت ثبت تقاضاها 3- قسمت تكميل مدارك 4- قسمت پرونده سازي براي متقاضي 5- قسمت ثبت پرونده 6- قسمت بايگاني رييس دفتر خانه : رييس يك دفتر خانه در واقع كسي است كه بر كار تمام كارمندان نظارت دارد و روابط بين انها را بر قرار مي سازد. رييس دفترخانه هميشه كارهاي اصلي را انجام مي دهد كه از جمله كارهاي او مي توان به امضاي اخر ان ثبت يا سند متقاضي اشاره كرد كه هم در اول و هم در اخر پرونده صورت مي گيرد. قسمت ثبت تقاضاها : وظيفه كارمندان در اين قسمت اين است كه تقاضاي متقاضيان را كه يكي ازهمان مواردي است كه قبلا گفته شده ثبت كنند تا به مرحله بعد نزديكتر شود اين عمل ثبت كردن كه در هر صورتي توسط كارمندان صورت ميگيرد به دو نوع تقسيم مي شود كه بستگي به پيشرفتگي و به روز بودن ان دفترخانه دارد كه اين دو قسمت عبارتند از : 1) ثبت كامپيوتري 2) ثبت دستي ثبت كامپيوتري : تقاضا در اين نوع سبك از طريق كارمندان به وسيله كامپيوتر صورت ميگرد و اين روش داراي سرعت بالا و هزينه كمتري ميباشد و كارمندان راحت تر عمل ثبت را انجام مي دهند. ثبت دستي : اين روش هم به همان صورت توسط كارمندان صورت مي گيرد با اين تفاوت كه ديگراز كامپيوتر استفاده نمي شود و ثبت در دفترهاي بزرگ و مخصوص ثبت صورت مي گيرد و اين روشي است كه بسيار كند است و مدت زمان زيادي براي اين كار بايد صرف شود. قسمت تكميل مدارك : در اين قسمت با توجه به تقاضاهاي افراد براي هر تقاضا معمولا يك سري مدارك جداگانه نياز است ، كه بايد افراد در اختيار دفترخانه قرار دهند به عنوان مثال براي انتقال سند مالكيت هر دو طرف يعني فروشنده و خريدار موظف هستند كه مداركي از جمله شناسنامه ، كپي سند و مدارك ملك از جمله گواهي عدم خلاف كه بايد از شهرداري گرفت را در اختيار دفترخانه قرار دهند ودراين قسمت مدارك به صورت كلي چك مي شوند تا كم وكاستي يا اشكالي در مدارك نسبت به ملك فوق وجود نداشته باشد و مدارك بايد با ملك مطابقت داشته باشد و بعد از اين مرحله پرونده به مراحل بعدي ارجاع مي شود. قسمت پرونده سازي : در اين قسمت مدارك مربوط به ملك ها كه در مراحل قبلي از افراد گرفته شده بود دوباره چك شده و به صورت يك پرونده در مي ايد و مدارك به ترتيب در پرونده قرار مي گيرند ، اين پرونده ها به دو صورت مي باشند : 1- كتبي ، 2- به صورت كامپيوتري كتبي : به اين صورت است كه مدارك را در يك دفتر مخصوص به صورت دستي ثبت مي كنند. كامپيوتري : در اين روش مدارك از طريق اپراتور وارد كامپيوتر مي شود وذخيره مي شود. قسمت ثبت پرونده : در اين مرحله پرونده ثبت مي شود. عمل ثبت پرونده در هر دفترخانه متفاوت مي باشد و هر دفترخانه از روش مخصوص خود استفاده مي كند ، عمل ثبت به اين صورت است كه به هر پرونده يك شماره يا كد اختصاص مي دهند كه اين پرونده ها با كد مربوط به خود كه توسط كارمندان براي انها گذاشته مي شود در سيستم ثبت مي گردند و در اين قسمت و در اين قسمت مشخصات فروشنده و خريدار و همچنين مشخصات ملك ثبت مي شود . اين مرحله بسيار قابل اهميت مي باشد زيرا بايد پرونده ها به گونه اي ثبت شوند كه كسي به جز افراد دفترخانه نتواند به ان دسترسي پيدا نمايد و فقط كسي بتواند به ان دسترسي پيدا نمايد كه رمز يا كد پرونده را داشته باشد كه معمولا اين كدها در اختيار رييس دفتر خانه مي باشد.
2139
تميز كردن نماي ساختمان